安理观法
安理合规丨合规尽职调查的流程与方法
作者:北京市安理律师事务所 2021-05-21

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一、合规尽职调查的概念





在企业合规业务中,合规尽职调查是基本方法和必要工具。本文所讨论的合规尽职调查,主要是指对目标企业及其员工的经营管理行为是否符合法律法规、政府监管规定、行业准则和企业章程、规章制度以及国际条约、规则等要求进行专项调查,以评估并识别目标企业及其员工因是否存在不合规行为以及所可能引发的法律责任、受到相关处罚、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的风险。由于反舞弊调查属于专项合规尽职调查,具备一定的特殊性,限于篇幅,本文暂不进行讨论。


根据前述定义,合规尽职调查的工作目标贯穿于企业经营活动及员工履职行为的各个方面,既包括对企业内部的章程、规章制度的履行情况的核查,也包括对企业外部如法律法规、政府监管规定、行业准则及国际条约、规则的履行及遵守情况的调查。合规尽职调查的目的在于评估并识别目标企业及其员工履行合规业务的情况以及因不合规行为所可能引发的经济或声誉风险。




二、合规业务中合规尽职调查工作的定位与作用





从整体工作流程上看,企业合规业务大体分为如下几个工作阶段:


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企业合规业务工作流程示意图


在企业合规业务中应当建立规范的工作流程指引和科学的工作方法,不应当因业务需求相对简单或者工作人员对问题较为熟悉即在工作开始之初就直奔结论而去,忽略某些工作阶段的具体工作,很容易导致工作结论偏颇、疏漏甚至错误,以及可能导致在工作结论做出后发现存在问题而返工,大大影响工作效率。


合规尽职调查阶段的工作以识别出目标企业(特定业务)/员工履职工作的风险作为节点,该阶段形成的结论为企业合规业务的下一步工作提供基础。合规尽职调查是企业合规业务的前置性工作,企业合规业务均应以企业合规尽职调查的工作结果为基础展开。


部分合规业务中可能不需要出具专门的合规尽职调查报告,但即便对于简单的合规咨询业务,其工作内容也应当包括合规尽职调查阶段的工作,应当按照合规尽职调查的工作方法穷尽各类核心事实和法律政策规定,最终所交付的工作成果也必然应包括合规尽职调查阶段的内容及结论,否则该等工作成果将缺乏必要的依据和支撑。


因此,合规尽职调查阶段的工作方法是否得当、调查是否尽责、能否正确识别风险显得异常重要,合规尽职调查的结论能否准确地切中要害直接决定了合规业务整体工作的效果甚至成败。




三、合规尽职调查的特别要求





合规尽职调查和典型的法律尽职调查工作既有共性、又有一定区别。


合规尽职调查在内涵上属于法律尽职调查的一种,其基本的特点、原则和方法与一般的法律尽职调查相似,具备真实性、全面性、重点性、保密性、合法性、独立性的特点。


相对而言,合规尽职调查的重点性更加突出。典型的法律尽职调查中更加注重全面性,一般而言会对目标企业进行地毯式的全面搜集信息,从目标企业的基本信息、资产、财税到劳动关系、涉诉等方面进行全面的摸底,进而在目标企业的全面性信息中发现并提示相关风险。因此,典型的法律尽职调查工作范围相对宽泛并且调查的深度相对较浅。而合规尽职调查中更加强调重点性,一般会在合规尽职调查工作开始就有特定的调查目标或者调查范围,有针对性地对某些合规问题或企业现状进行专项、深入调查,这就要求律师在调查中要将相关合规问题进行实质性地查明、并给出确定的调查结论。


其次,合规尽职调查对体系化、标准化、规范性的要求相对更高。随着国际企业合规标准的建立及快速发展,以及企业合规在我国逐渐受到重视,各行业监管部门陆续出台了企业风险管理的指引,如银保监会、证监会陆续出台对金融行业的合规管理要求、国资委颁布的《中央企业合规管理指引(试行)》、各部委联合颁布的《企业境外经营合规管理指引》等对于企业合规体系提出了较为明确、规范的要求。相信随着经济的发展,该等指引性文件对于合规管理的要求会进一步系统化、更具操作性。这就要求合规尽职调查不应当孤立地看待某类合规问题,应当深刻理解、把握相关规范要求,具备合规管理体系化、标准化、规范性思维。




四、合规尽职调查的流程





本部分对于合规尽职调查流程的介绍基于全面规范的合规调查业务展开的,旨在建立系统性、规范性的操作方法和工作指引。实践中,可以根据所承接的各类业务的特点灵活进行简化、调整和进一步细化,但笔者建议应当基于各类业务特点在具体工作开展前建立统一的工作流程,即先调整后施行,而非由具体操作人员在个案中对工作流程和阶段性工作成果随意进行删减、调整。

1

落实保密工作

一般而言,合规尽职调查对于保密性的要求更高,合规尽职调查启动前一般会与客户签订保密协议。律师事务所应当建立严格的保密制度、明确分工、落实保密责任,并且需要根据各项目的特点明确具体的保密要求,对于调查所获取的资料应当建立文件台账、签署交接记录、建立工作底档,并由专人保管。


该阶段的工作文件:保密协议、律所团队保密工作安排。

2

制定调查方案

调查工作启动前,需要对调查目标进行初步分析,明确调查工作的范围,并制定行之有效的调查方案。实践中,有的项目在调查启动前,调查目标可能比较笼统和模糊,需要随着调查的进一步深入开展逐步调整、明确调查目标及工作范围,对于此类项目,应当尽量明确可能的调查方向。调查工作正式启动之前,调查方案应当与客户进行充分沟通,并与客户取得共识后再展开工作。


调查方案一般包括:调查目标分析、调查范围、调查方法、团队工作分工、调查工作进度安排等。


该阶段的工作文件:调查方案。

3

进行初步调查

此阶段应对于目前初步掌握的资料进行研阅,同时对公开信息及法律法规、行业标准等进行检索,以尽快确定、调整调查方向。


该阶段的工作文件:项目文件清单、法律法规检索报告、调查方案(更新及调整)。

4

出具问题清单

对于前一工作阶段中信息不明确、文件缺失等问题向客户出具问题清单,协助客户进行若干轮的信息及文件补充工作,以穷尽客户所掌握的全部信息及材料。对于客户提供的书面文件的原始凭证应进行必要的核查,并进行记录。


该阶段的工作文件:问题清单、文件核查记录。

5

进行人员访谈及外部调查

基于对客户提供的书面文件的审阅,对于仍缺失的信息或者尚待验证的信息,可以视情况组织相关人员访谈。访谈之前应当制作主要问题清单,在访谈时制作访谈笔录,并由访谈人员签署。


如果对于必要的事实,通过客户提供的书面文件、信息以及人员访谈均无法获取的,可以通过外部调查的手段进一步搜集。


至此,事实调查阶段的工作完毕。


该阶段的工作文件:访谈问题清单、访谈笔录、外部调查报告、事实整理报告。

6

进行法律检索、政策及专业咨询

根据掌握的事实情况,对相关法律法规进行全面检索,并形成检索报告。如有必要,对于相关行业监管态度及政策信息不清楚的,可以向相关政府部门进行咨询,并制作咨询记录,记录应当载明咨询的时间、咨询方式、咨询人员及沟通过程。


对于特别疑难重大的项目或者存在一定专业技术壁垒的项目,如有必要可以进一步委托、咨询专业的中介机构(如会计师、审计师、税务师、背景调查机构、鉴定机构、专家等)出具专门的咨询意见。


该阶段的工作文件:法律检索报告、咨询记录、专业意见书。

7

出具风险识别清单

基于前期工作,初步形成调查目标涉及的主要法律问题及风险识别结果,并出具风险识别清单,该清单应包括风险识别内容及初步结论。在与客户进行充分的沟通及讨论后,根据客户的反馈,对于风险识别清单进行不断修正和完善。


该阶段的工作文件:风险识别清单。

8

出具尽职调查报告

待风险识别清单确定后,撰写全面的调查报告,报告应当包括:调查的事实情况及依据、法律法规及政策现状、存在的合规问题分析及评估。该阶段的工作需要就尽职调查报告的内容与客户进行频繁的沟通,通过不断修正内容形成尽职调查报告。


该阶段的工作文件:尽职调查报告。




五、合规尽职调查的方法





规尽职调查工作中,通常采用的调查方法有:

1

网络检索

经过近些年我国互联网及信息化的快速发展,通过公开网络能够查询到的信息越来越多,网络检索是重要的获取信息渠道,调查中应当重点关注并善于利用相关查询工具。目前通过公开信息可以查询到企业工商信息、信用、税务、资产(不动产、知识产权等)、企业资质、资本市场信息、涉诉信息、行政处罚信息、行业信息、舆情信息等,全面的网络检索有助于在调查中全面掌握调查目标的情况,并与其他渠道获得信息进行互相印证。

2

文件审查

文件审查为尽职调查的基本工作方法,也是尽职调查的主要内容。文件审查工作应当建立标准化的工作流程,对于客户提供的全部文件应当制作文件清单,对于重要的文件应当进行原始凭证的核对。

3

人员访谈

人员访谈是调查事实的重要手段,是对客户提供的书面文件及信息的验证,能够对相关缺失信息进行有效补充,有助于我们全面掌握背景信息。人员访谈的对象不限于企业雇员,也可以是外部人士(如合作伙伴、供应商等)。人员访谈同样应当建立标准化的工作流程,对于不同的访谈对象及访谈内容采用不同的访谈方法,同时应制作访谈问题清单及访谈笔录等。

4

外部调差

外部调查属于核查事实的一种方法,对于通过客户提供的书面文件、信息以及人员访谈均无法获取的必要的事实,可以通过外部调查的手段进一步搜集。比如向政府部门申请调取文件、对于项目进行实地考察走访、对于外部相关主体进行事实核查等。




六、小结





通过以上初步讨论,合规尽职调查对于调查的内容、方法及流程均有特别且更高的要求。如果合规尽职调查的工作得当、结论能够切中要害,势必对于后续的合规工作形成事半功倍的效果;相反,如果合规尽职调查出现工作纰漏,不仅导致后续的合规工作出现较大偏差,甚至会给客户经营及律师带来风险。随着企业合规业务的不断发展与成熟,应当将企业合规的理念贯穿在合规尽职调查工作中,而不是不加区分地利用一般尽职调查的流程、方法进行合规尽职调查,或者不进行系统性的合规尽职调查工作即得出结论,应当就合规尽职调查工作形成独立的、可操作性的操作指引及工作方法,以确保合规尽职调查的工作为合规业务提供重要基础和有效支撑。

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